就活では企業側にメールを送る機会が多いでしょう。メールは互いに要望を伝える手段として優れていますが、マナーがあることも忘れてはいけません。
顔が見えない分、人柄を判断する手段は文章のみです。就活メールが内定にも繋がるため、メールについてもきちんと把握しましょう。
就活メール、即レスは内定への第一歩
まず、就活メールは最低でも1時間以内、遅くても3時間以内に返信するようにしましょう。
企業側も多忙な中で就活生のために時間を割いており、また就活生からの返信にも気を遣っています。そのため、遅すぎては企業側も不安になりますし、またすぐに報連相ができない人間というイメージを与えてしまうので、メールはすぐに送信しましょう。
もちろん、内容は丁寧に書く必要があります。早さを意識しすぎて、文章がいい加減になるのは本末転倒です。
17時以降も一般企業が仕事を終わる時間帯なので、10時から11時、あるいは14時から16時の間がおすすめです。
就活メールは定型文は絶対に忘れずに
就活メールにはマナーがあるため、定型文を忘れないようにしましょう。
最近は企業側に良い印象を与える就活メールの書き方に関するノウハウも揃っており、困った時は参考になります。就活メールで企業に良い印象を与えたければ、項目ごとの書き方を学びましょう。
宛先は間違えずに！
宛先は絶対に間違えてはいけません。メールアドレスはもちろんのこと、メール中に載せる企業名や担当者の名前は正確に書くべきです。
手入力でなく、コピーをすればミスは減らせます。
企業名・部署名・担当者名をきちんと書きましょう。また、担当者名が正確にわからない場合は、『採用担当者様』と書くことが望ましいです。
件名はないようがわかるように書く
就活メールで件名を書く際は、内容が分かるように書きましょう。人事担当者は毎日のように大量のメールを確認しているため、気遣いとして誰が送ったかもわかるような件名も望ましいです。
『具体的な件名+学校名+氏名』の手順で件名を入力してみましょう。件名には、会社説明会参加や面接希望日のお願い、あるいは締め切り日程の確認など、具体的に書いてください。
ファイルの添付がある場合は、何のファイルであるかも件名に書きましょう。
挨拶は必ず入れる
メールでも挨拶は必要です。
ビジネス文章では季節に合わせた挨拶がありますが、就活では堅苦しくする必要はありません。お世話になっていたり、または相手に対する感謝の気持ちを文章にしながら、自己紹介をしましょう。
例文
お世話になっております。
○○大学の○○です。
面接の日程をご連絡いただき、ありがとうございます。
当日、必要書類を持参の上で貴社にお伺いさせていただきますので、よろしくお願いいたします。
締めに気を抜かない
ビジネスメールでは締めの言葉も大事です。
締めの言葉がいい加減だと、メール自体にも悪影響を与えてしまい、送った人物の人間性も疑われます。正しい敬語で相手の対応を待つような締めの言葉を使いましょう。
ご連絡をお願いします。
当日はよろしくお願いいたします。
ご多忙のところ申し訳ありませんが、返答をお待ちしております。
なお、相手からの返答が必要ない場合は、きちんとその旨も伝えてください。
問題がなければ、ご返信は不要です。
最後には自分の情報を
締めの言葉の後には、こちらの署名を書きましょう。
学校または企業名、フルネーム、電話番号、メールアドレスの順番で載せるのがマナーとされています。
明日にでも使える例文まとめ！
日程調整やお礼など、状況に応じてメールの内容も変わるため、それぞれの例文についても紹介します。
日程調整編
この度は書類選考通過のご連絡をして頂き、誠にありがとうございます。
面接の希望日程は以下の通りになり、貴社にお伺いすることが可能ですので、ご調整をして頂けると幸いです。【1】 ○月○日（○）○時～○時
【2】 ○月○日（○）○時～○時
【3】 ○月○日（○）○時～○時
お礼編
本日○時に面接をしていただいた、○○です。
この度はお忙しい中、面接の機会を頂き、誠にありがとうございました。
今回の面接を通じて、○○様とお話して貴社の仕事に対する理解が深まって、御社の仕事に携わりたいという気持ちが更に強くなりました。今後、○○様より頂いたお話を踏まえた上で、自己啓発に励ませていただきます。
今後ともよろしくお願いいたします。
ファイルの確認編
先日、貴社よりご依頼頂いた○○（例、履歴書や職務経歴書など）をお送りさせていただきます。
お手数ですが、添付ファイルをご確認頂けますでしょうか。誠に恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
状況に応じてメールの内容も変わるので、どんな風に書けばいいのかをあらかじめしっておくことがおすすめです。
就活メールのNG項目まとめ
就活メールを送る際にはやってはいけないことを知っておきましょう。
メールも評価の対象になるため、気を遣って書く必要があります。顔が見えなくても、企業側はきちんと人柄を見ているため、1度のチャンスがその後に響くという認識を持ってください。
メールのNG例について知っておけば就活でも役立つので、ぜひとも目を通しておきましょう。
メールアドレスについて
メールアドレスを用意するのであれば、就活用に新しく用意することをおすすめします。
就活の際は、携帯用のアドレスやプライベート用のアドレスは使用しないことが望ましいです。
携帯用では連絡メールが届かない可能性もあり、またプライベートのアドレス名だと企業から悪い印象が持たれることもあり、内定に響きます。
大学名と自分の名前を合わせたアドレスに設定しましょう。
装飾、絵文字について
友達同士のメールでは装飾や絵文字を付けますが、就活では絶対にNGです。
TPOをわきまえられないというイメージを与えられてしまい、企業側からの印象が一気に悪くなります。
ビジネスシーンで装飾や絵文字を使う場面はないため、就活でも使ってはいけません。
シンプルな文章を心がけてください。
改行・段落分けについて
改行を使えばメールは読みやすくなりますが、やりすぎては逆に意味が伝わらなくなります。
読みやすくする為にも、文章として成立しそうな個所を見極めて改行しましょう。また、空白は1行だけで充分です。
文章量が多くなりそうな場合は適度な改行も必要ですが、不要な個所もないか読み直してみることもおすすめします。
敬語について
ビジネス敬語のノウハウが広まるようになり、テンプレートも多く揃うようになりました。テンプレートを参考にすれば間違えることはありませんが、尊敬語・丁寧語・謙譲語をそれぞれ学ぶこともおすすめします。
企業側は自分よりも目上である認識を持ち、正しい敬語を使うことが大事です。ただし、一つの文章に敬語を盛り込みすぎてはくどくなり、逆に印象が悪くなります。
メールが完成してもすぐに送信せず、敬語の使い方が正しいか推敲してみましょう。
メールのマナー失敗談
しかし、残念ながらどんなに気をつけていてもいつかはミスは起きてしまいます。その際には、悲観せず、すぐに対処して解決策を見つけ、気持ちを切り替えることが大切です。
失望されかけた…メールアドレスの誤爆
以前、二つの会社の本選考を受けていた時に、ほぼ同時に最終面接のお誘いがきました。その時に、一方の会社に送ろうとしたメールを、もう一方の会社に送ってしまったことがありました。相手の方に「社長の名前と会社名が間違っています」と言われ、初めて気がつきました。結局内定は両方の会社からもらえましたが、就活中で一番ヒヤヒヤしました。
自分はこんなミスしないと思うかもしれませんが、本当にしてしまいます。くれぐれも浮かれても、メールの送信前のチェックは忘れずに！
敬語のミスで面談時間の半分以上が説教になってしまった…
元々サークルなどに所属せずに大学生活を過ごしていたので、敬語に関して全くといっていいほどの知識がなかったです。メールを送る際にも碌に確認しないで送信していたので、信じられないような言葉を連発していたらしいです。名前を確認され次第、すぐに説教に話題がうつりました。そのまま結局30分ほど説教タイムになりました。
やはり大学時代にちゃんとした敬語を学ぶことができていないと就活では苦労しそうですね。サークルに入っているかたはきちんと在学中に敬語について学んでおきましょう。
まとめ
就活のメールは内定にも大きく響き、一つのミスで評価が下がることもあります。内容はもちろんのこと、アドレス名や件名も書き方を間違えたら企業側からの印象が悪くなるので注意しましょう。
企業側から届いたメールはその日のうちに返信するべきで、また時間帯にも気を配ることがマナーです。迅速かつ丁寧なメールを送れるようになれば、印象が良くなるでしょう。
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私が常々意識したことは、メールは1時間以内に返す！ということです。
多少文章にミスがあっても、第一条件にこれを置いていました。